Anonim Şirkette Yönetim Kurulu Toplantısı ve Batıl Kararlar: Toplantıya Çağrı, Toplantı ve Karar Nisabı, Elden Dolaştırma Yoluyla Karar, Müzakereye Katılma Yasağı ve Butlan (TTK m. 390-393)

Bir Türk anonim şirketinin yönetim kurulunda koltuğu bulunan yabancı yatırımcı, er ya da geç bazı somut sorularla karşılaşır. Kurul ben olmadan toplanabilir mi? Bir meslektaşıma vekâlet verip toplantıya onu gönderebilir miyim? E-posta ile dolaştırılan bir karar geçerli midir? Başkan toplantıya çağırmayı düpedüz reddederse ne olur? Çoğunluk bir pay sahibinin haklarını elinden alan bir karar alırsa buna karşı başvurulacak bir yol var mıdır? 6102 sayılı Türk Ticaret KanunuTTK6102 sayılı Türk Ticaret KanunuTTK, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'dur: tacirleri, şirketleri, kıymetli evrakı, sigortayı ve taşımayı düzenler. Şirketler ve ticari işler için ne anlama geldiğini burada bulun.Sözlük → (TTK) bu sorulara kısa bir madde grubuyla cevap verir. TTK m. 390 toplantı ve karar nisabını, vekâlet yasağını, oyların eşitliği hâlini, elden dolaştırma yoluyla kararı ve kararların yazılıp imzalanması şartını düzenler. TTK m. 391 batıl yönetim kurulu kararlarını sayar. TTK m. 392 her yönetim kurulu üyesine bilgi alma ve inceleme hakkı tanır ve 2024 değişikliğinden bu yana kurulu toplantıya getirmenin bir yolunu da gösterir. TTK m. 393 ise kişisel menfaati şirket menfaatiyle çatışan üyenin müzakereye katılmasını yasaklar. Bu rehber her kuralı Kanun'un kendi ifadesiyle ele alıyor ve yabancı pay sahipleri ile onların aday gösterdiği yönetim kurulu üyeleri bakımından önem taşıyan noktaları gösteriyor.

1. Kurulu Kim Toplantıya Çağırır, Üye Toplantıyı Nasıl Zorlayabilir?

TTK yönetim kurulunu başsız bırakmaz. TTK m. 366/1 uyarınca yönetim kurulu, üyeleri arasından bir başkan ve başkanın bulunmadığı zamanlarda ona vekâlet etmek üzere en az bir başkan vekili seçer; esas sözleşmede başkanın ve başkan vekilinin veya bunlardan birinin genel kurul tarafından seçilmesi öngörülebilir. TTK m. 366/2 uyarınca kurul; işlerin gidişini izlemek, kendisine sunulacak konularda rapor hazırlamak, kararlarını uygulatmak veya iç denetim amacıyla, içlerinde yönetim kurulu üyelerinin de bulunabileceği komiteler ve komisyonlar kurabilir.

Kurulu toplantıya çağırmak başkanın işidir ve 2024'ten önce Kanun yalnızca üyenin bunu isteyebileceğini söylüyordu. TTK m. 392/7 hâlâ bu kuralla başlar: her yönetim kurulu üyesi başkandan, yönetim kurulunu toplantıya çağırmasını yazılı olarak isteyebilir. 23/5/2024 tarihli 7511 sayılı Kanun maddeye şu cümleleri ekledi:

1. İstem uygun görülürse çağrıyı yönetim kurulu başkanı yapar.
2. Ancak yönetim kurulu üyelerinin çoğunluğunun yazılı istemi üzerine başkan, kurulu istemin kendisine ulaştığı tarihten itibaren en geç otuz gün içinde yapılacak şekilde toplantıya çağırmak zorundadır.
3. Bu süre içinde kurul toplantıya çağrılmazsa ya da başkana veya başkan vekiline ulaşılamazsa çağrı doğrudan istem sahiplerince yapılabilir.
4. Bu çağrı üzerine yapılan toplantılarda toplantı ve karar nisapları bakımından TTK m. 390/1 uygulanır.
5. Esas sözleşmede yönetim kurulunun toplantıya çağrılmasına ilişkin farklı bir usul belirlenebilir.

Metinden iki pratik sonuç çıkar. Birincisi, tek bir üyenin istemi otuz günlük yükümlülüğü doğurmaz; bu sonucu doğuran, üyelerin çoğunluğunun istemidir. İkincisi, esas sözleşme farklı bir çağrı usulü belirleyebildiği için ortak girişim müzakere eden yabancı pay sahibi, çağrı hükmünü dikkatle okumalı, gerekirse kendisi kaleme almalıdır: Kanun, esas sözleşmede yönetim kurulunun toplantıya çağrılmasına ilişkin farklı bir usul belirlenmesine izin verir; örneğin bildirim süreleri ve bildirimin şekli bu kapsamdadır.

2. Toplantı ve Karar Nisabı, Vekâlet Yasağı ve Oyların Eşitliği (TTK m. 390/1-3)

TTK m. 390/1 temel kuralı koyar: esas sözleşmede aksine ağırlaştırıcı bir hüküm bulunmadığı takdirde yönetim kurulu üye tam sayısının çoğunluğu ile toplanır ve kararlarını toplantıda hazır bulunan üyelerin çoğunluğu ile alır. Madde, bu kuralın yönetim kurulunun elektronik ortamda yapılması hâlinde de uygulanacağını ekler.

Her unsurun ayrı önemi vardır. Toplantı nisabı, o an görevde ya da ülkede bulunan üyeler üzerinden değil, üye tam sayısı üzerinden hesaplanır. Karar nisabı ise toplantıda hazır bulunan üyeler üzerinden hesaplanır. Kanun, esas sözleşmedeki yalnızca ağırlaştırıcı bir hükümden söz eder; örneğin daha yüksek bir toplantı nisabı ya da belirli konular için nitelikli çoğunluk. Bu nedenle esas sözleşme kaleme alınırken kanundaki çoğunluk asgari eşik olarak ele alınmalıdır.

TTK m. 390/2 kısa ve kesindir: yönetim kurulu üyeleri birbirlerini temsilen oy veremez, toplantılara vekil aracılığıyla da katılamaz. Dolayısıyla seyahat edemeyen yabancı bir üye, bir meslektaşına vekâletnameVekâletnameNoterden verilen temsil yetkisi belgesiBir avukatın ya da başka bir kişinin sizin adınıza hareket etmesine izin veren, noterde düzenlenen resmî belge.Sözlük → verip onu kendi yerine oturtamaz ve oy kullandıramaz. Esas sözleşme izin veriyorsa hukuka uygun seçenek, toplantıya elektronik ortamda katılmaktır (bkz. 3. bölüm).

TTK m. 390/3 kilitlenme hâlini düzenler: oylar eşit olursa konu gelecek toplantıya bırakılır; ikinci toplantıda da eşitlik olursa öneri reddedilmiş sayılır. Kanun anonim şirkette yönetim kurulu başkanına üstün oy tanımaz. (Limited şirkette durum farklıdır: TTK m. 624/3 uyarınca birden fazla müdür varsa müdürler kararlarını çoğunlukla alır, eşitlik hâlinde başkanın oyu üstün sayılır; şirket sözleşmesi müdürlerin karar alması konusunda değişik bir düzenleme öngörebilir.)

3. Elden Dolaştırma Yoluyla Karar ve Elektronik Ortamda Yönetim Kurulu (TTK m. 390/4-5, m. 1527)

Bir Türk anonim şirketi yönetim kurulu kararlarını, taslağı imzaya dolaştırarak yazılı olarak da alabilir. TTK m. 390/4 buna izin verir; ancak harfiyen uyulması gereken şartlarla:

1. Hiçbir üye toplantı istememelidir. Yazılı yol, ancak üyelerden hiçbiri toplantı yapılması isteminde bulunmadığı takdirde açıktır.
2. Karar şeklinde yazılmış bir öneri bulunmalıdır. Kurul üyelerinden biri belirli bir konuda, karar şeklinde yazılmış bir öneri yapar.
3. En az üye tam sayısının çoğunluğu onaylamalıdır. Çoğunluk, cevap verenler üzerinden değil, kurulun tamamı üzerinden hesaplanır.
4. Aynı öneri tüm üyelere yapılmalıdır. Kanun, aynı önerinin tüm yönetim kurulu üyelerine yapılmış olmasını bu yolla alınacak kararın geçerlilik şartı sayar. Yalnızca olumlu oy vermesi beklenen üyelere gönderilen taslak bu şartı karşılamaz.
5. Karar defteri. Onayların aynı kâğıtta bulunması şart değildir; ancak kararın geçerliliği için onay imzalarının bulunduğu kâğıtların tümünün yönetim kurulu karar defterine yapıştırılması ya da metnin kabul edenlerin imzalarını içeren bir karara dönüştürülüp karar defterine geçirilmesi gerekir.

TTK m. 390/5 ise her yönetim kurulu kararı için genel kuralı koyar: kararların geçerliliği yazılıp imza edilmiş olmalarına bağlıdır. Bir telefon görüşmesinde varılan sözlü mutabakat ya da hiçbir zaman imzalı bir karara dönüştürülmeyen mesajlaşma bu hükmü karşılamaz.

Elektronik ortamda toplantı TTK m. 1527/1 ile düzenlenmiştir: esas sözleşmede düzenlenmiş olması şartıyla sermaye şirketlerinde yönetim kurulu tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken bulunduğu bir toplantıya diğer üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da yapılabilir. Her iki hâlde de Kanun'da ve esas sözleşmede öngörülen toplantı ve karar nisaplarına ilişkin hükümler aynen uygulanır. TTK m. 1527/3 ayrıca, birinci fıkradaki hâllerde elektronik ortamda oy kullanabilmek için şirketin bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olmasını, bu yolda istemde bulunulmasını, elektronik ortam araçlarının etkin katılmaya elverişliliğinin bir teknik raporla ispatlanıp bu raporun tescil ve ilan edilmesini ve oy kullananların kimliklerinin saklanmasını şart koşar. Yabancı aday üyelerinin toplantılara uzaktan katılabilmesini isteyen pay sahibi, esas sözleşmede bu hükmün yer aldığından ve bu şartların karşılandığından emin olmalıdır.

4. Müzakereye Katılma Yasağı: Üye Ne Zaman Müzakere Dışında Kalmalıdır? (TTK m. 393)

TTK m. 393/1 uyarınca yönetim kurulu üyesi; kendisinin şirket dışı kişisel menfaatiyle ya da alt ve üst soyundan birinin, eşinin veya üçüncü derece dâhil kan ve kayın hısımlarından birinin kişisel ve şirket dışı menfaatiyle şirket menfaatinin çatıştığı konulara ilişkin müzakerelere katılamaz. Bu yasak, üyenin müzakereye katılmamasının dürüstlük kuralının gereği olduğu durumlarda da uygulanır.

Madde, tereddütlü hâllerin nasıl çözüleceğini ve üyenin ne yapması gerektiğini de düzenler:

• Tereddüt uyandıran hâllerde yasağın uygulanıp uygulanmayacağına yönetim kurulu karar verir; ilgili üye bu oylamaya da katılamaz.
• Menfaat çatışması yönetim kurulu tarafından bilinmiyor olsa bile ilgili üye bunu açıklamak ve yasağa uymak zorundadır.
• TTK m. 393/3 uyarınca yasak nedeniyle müzakereye katılmamanın sebebi ve ilgili işlemler yönetim kurulu kararına yazılır.

TTK m. 393/2 kurala bir sorumluluk bağlar. Hükümlere aykırı hareket eden yönetim kurulu üyesi; menfaat çatışması nesnel olarak varken ve biliniyorken ilgili üyenin toplantıya katılmasına itiraz etmeyen üyeler ve söz konusu üyenin toplantıya katılması yönünde karar alan üyeler, şirketin bu sebeple uğradığı zararı tazminle yükümlüdür. Ortak girişimler bakımından bunun pratik bir karşılığı vardır: kurul, pay sahiplerinden birinin grup şirketiyle yapılacak bir sözleşmeyi onaylarken o pay sahibinin aday gösterdiği üyeler, TTK m. 393'ün kendilerine uygulanıp uygulanmadığını değerlendirmeli; sonuç karara yazılmalıdır.

5. Yönetim Kurulu Üyesinin Bilgi Alma ve İnceleme Hakkı (TTK m. 392/1-6)

Bilgiden uzak tutulan bir aday üye görevini yapamaz; TTK de bilgi alma hakkını temel bir koruma olarak düzenler. TTK m. 392/1 uyarınca her yönetim kurulu üyesi şirketin tüm iş ve işlemleri hakkında bilgi isteyebilir, soru sorabilir ve inceleme yapabilir. Bir üyenin, herhangi bir defter, defter kaydı, sözleşme, yazışma veya belgenin yönetim kuruluna getirtilmesi, kurulca veya üyelerce incelenmesi ve tartışılması ya da herhangi bir konuda yöneticiden veya çalışandan bilgi alınması yönündeki istemi reddedilemez; reddedilmişse dördüncü fıkra uygulanır.

TTK m. 392/2 uyarınca yönetim kurulu toplantılarında, kurulun bütün üyeleri gibi şirket yönetimiyle görevlendirilen kişiler ve komiteler de bilgi vermekle yükümlüdür; bir üyenin bu konudaki istemi reddedilemez, soruları cevapsız bırakılamaz.

Toplantılar dışında ise TTK m. 392/3 uyarınca üye, başkanın izniyle, şirket yönetimiyle görevlendirilen kişilerden işlerin gidişi ve belirli münferit işler hakkında bilgi alabilir; görevinin yerine getirilebilmesi için gerekliyse başkandan şirket defterlerinin ve dosyalarının incelemesine sunulmasını isteyebilir. Başkan bu istemi reddederse TTK m. 392/4 kısa bir yol öngörür:

1. konu iki gün içinde yönetim kuruluna getirilir;
2. kurul toplanmaz veya istemi reddederse üye, şirket merkezinin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesine başvurabilir;
3. mahkeme istemi dosya üzerinden inceleyip karara bağlayabilir; mahkemenin kararı kesindir.

TTK m. 392/5 uyarınca başkan da kurulun izni olmaksızın toplantılar dışında bilgi alamaz, şirket defter ve dosyalarını inceleyemez; istemi reddedilirse dördüncü fıkraya göre mahkemeye başvurabilir. TTK m. 392/6 ise üyenin bu maddeden doğan haklarının kısıtlanamayacağını ve kaldırılamayacağını öngörür; esas sözleşme ve yönetim kurulu bu hakları genişletebilir.

6. Batıl Yönetim Kurulu Kararları: TTK m. 391 Neyi Kapsar, Neyi Kapsamaz?

TTK m. 391/1, yönetim kurulu kararının batıl olduğunun tespitinin mahkemeden istenebileceğini öngörür. Ardından özellikle şu kararların batıl olduğunu belirtir:

1. (a) eşit işlem ilkesine aykırı olan kararlar;
2. (b) anonim şirketin temel yapısına uymayan veya sermayenin korunması ilkesini gözetmeyen kararlar;
3. (c) pay sahiplerinin, özellikle vazgeçilmez nitelikteki haklarını ihlal eden veya bunların kullanılmasını kısıtlayan ya da güçleştiren kararlar;
4. (d) diğer organların devredilemez yetkilerine giren kararlar ile bu yetkilerin devrine ilişkin kararlar.

“Özellikle” sözcüğü sayımın sınırlı olmadığını gösterir: dört bent, kanun koyucunun adını koymayı tercih ettiği hâllerdir; belirli bir kararın batıl olup olmadığını somut olaya göre mahkeme değerlendirir. Herhangi bir sonucu öngörmeksizin, bu bentlerin hangi durumlarda gündeme gelebileceğine dair birkaç örnek: aynı durumdaki pay sahiplerinden bir gruba diğerlerine tanınmayan bir menfaat sağlayan karar (a) bendini; şirket sermayesini pay sahiplerine dağıtan karar (b) bendini; bir pay sahibinin genel kurula katılmasını engelleyen karar (c) bendini; TTK m. 408/2-d'nin genel kurulun devredilemez yetkisine bıraktığı finansal tablolara ilişkin kararları almaya kalkışan yönetim kurulu kararı ise (d) bendini gündeme getirir.

TTK m. 391'in neyi söylemediğini bilmek de aynı ölçüde önemlidir. Madde bir süre öngörmez; davayı kimin açabileceğini de saymaz; somut uyuşmazlıkta dava açma ehliyetini mahkeme değerlendirir. Madde, yönetim kurulu kararları için bir iptal davası da düzenlemez. Kısa süreye bağlı iptal davası genel kurul kararlarına ilişkindir (TTK m. 445-451) ve Lexin Legal bunu ayrı bir rehberde açıklamaktadır. Yönetim kurulu kararları için Kanun'un öngördüğü yol, butlanın tespitidir.

(d) bendi, diğer organların devredilemez yetkilerine (örneğin TTK m. 408/2'nin genel kurula bıraktığı yetkilere) ve bu yetkilerin devrine ilişkindir. Yönetim kurulunun kendi devredilemez ve vazgeçilemez görev ve yetkileri ise ayrıca TTK m. 375/1'de sayılmıştır: şirketin üst düzeyde yönetimi ve bunlarla ilgili talimatların verilmesi; şirket yönetim teşkilatının belirlenmesi; muhasebe, finans denetimi ve şirket yönetiminin gerektirdiği ölçüde finansal planlama için gerekli düzenin kurulması; şube müdürleri hariç olmak üzere müdürlerin ve aynı işleve sahip kişilerin atanması ve görevden alınması (bent 2024'te 7511 sayılı Kanun'la değiştirildi); yönetimle görevli kişilerin özellikle kanunlara, esas sözleşmeye, iç yönergelere ve yönetim kurulunun yazılı talimatlarına uygun hareket edip etmediklerinin üst gözetimi; pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterinin tutulması, yıllık faaliyet raporunun ve kurumsal yönetim açıklamasının düzenlenip genel kurula sunulması, genel kurul toplantılarının hazırlanması ve genel kurul kararlarının yürütülmesi; borca batıklık durumunda mahkemeye bildirimde bulunulması. TTK m. 391, yönetim kurulunun bu görevlerini bir başkasına bırakan bir kararın nasıl değerlendirileceğini kendisi söylemez; bu, mahkemenin değerlendireceği bir sorudur ve böyle bir karar özel bir dikkat gerektirir.

7. Yabancı Pay Sahipleri ve Aday Üyeler İçin Kontrol Listesi

Yukarıdaki kurallar kısadır; ancak her birinin arkasında bir belge vardır. Aşağıdaki liste Kanun'daki sırayı izler:

1. Esas sözleşmeyi okuyun. Ağırlaştırılmış bir nisap (TTK m. 390/1), bir çağrı usulü (TTK m. 392/7), elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısına izin veren bir hüküm (TTK m. 1527/1; m. 1527/3 şartlarıyla birlikte) bulunup bulunmadığını ve başkan ile başkan vekilinin nasıl seçildiğini (TTK m. 366/1) kontrol edin.
2. Kurulun tamamı üzerinden sayın. Her toplantıdan veya elden dolaştırma yoluyla karardan önce toplantı nisabını ve yazılı onay eşiğini üye tam sayısı üzerinden kontrol edin (TTK m. 390/1, 390/4).
3. Vekâlet kullanmayın. Katılamayan üye, esas sözleşme izin veriyorsa elektronik ortamda katılmalı, yerine temsilci göndermemelidir (TTK m. 390/2).
4. Öneriyi herkese gönderin. Elden dolaştırma yoluyla karar önerisi tüm üyelere yapılmalı, onay imzaları karar defterine ulaşmalıdır (TTK m. 390/4).
5. Kararı imzalayın. Geçerlilik, kararın yazılıp imza edilmesine bağlıdır (TTK m. 390/5).
6. Menfaat çatışmasını kayda geçirin. Bir üye TTK m. 393 uyarınca müzakere dışında kalıyorsa, sebebi ve ilgili işlemler karara yazılır (TTK m. 393/3).
7. Bilgi alma yolunu zamanında kullanın. Başkan toplantı dışındaki bir bilgi istemini reddederse konu iki gün içinde kurula, ardından asliye ticaret mahkemesine gider (TTK m. 392/4).
8. Kararları TTK m. 391'e göre sınayın. Pay sahiplerinin haklarını, sermayeyi veya genel kurulun yetkilerini etkileyen bir kararı almadan önce TTK m. 391/1'deki dört bende ve TTK m. 375/1'deki devredilemez görevlere göre kontrol edin.

Bir yönetim kurulu kararı alınmışsa ve bir pay sahibi veya üye bu kararın batıl olduğunu düşünüyorsa, sonraki adım kararın, esas sözleşmenin ve karar defterinin yazılı hukuki değerlendirmesidir; uygun görülürse bunu yetkili mahkemede butlanın tespiti davası izler. Lexin Legal yabancı pay sahiplerine ve yönetim kurulu üyelerine yönetim kurulu usulü ve yönetim kurulu kararlarından doğan uyuşmazlıklar konusunda danışmanlık vermektedir.

Sıkça sorulan sorular